自分のチームの出来、控え選手の力量、相手チームの力、ゲームの流れなどなど様々な要素が関連してきますので、同じシチュエーションは２度とないでしょう。
ただ私の場合、いくつか原則として考えていることがあります。

?〜?手が自分たちの力で乗り切る力をつけさせたいので、流れが悪くても押し切れる、あるいはひっくり返せるという自信がある場合は極力タイムアウトは取らない。相手が取ったタイムアウトで自分が必要ないと思えば、何も言わずにベンチに戻すことも多いです。

?⇔呂?接近している、あるいは相手の力が上の場合、リードして２０点を超えたら、原則として追いつかれる前に取る。
セットポイントを取ってから追いかけられて、24-22で取って、24-23でまた取るということもやります。

?２燭里燭瓩離織ぅ爛▲Ε箸覆里?ハッキリさせる。具体的な指示もなしに何のためにタイムアウトを取ったのか選手がわからないような状態でコートに戻すことがないように。

ちなみに過去の自分の経験から戦術的な指示やメンタル面のアドバイス以外に、こんなときにタイムアウトを取るな〜と思い返してみると。

・相手のサーブミスねらい。ミスまではいかなくてもタイムアウト明けのサーブを強く打つのは勇気がいりますから、強いサーブを打たせないために取ること
は多いです。

・特定の選手への指示。キーとなる選手1人にアドバイスを送るためにタイムアウトを取ることもあります。多いのはセッターにトス回しについて具体的な指示をするケース。

蛇足ですが、タイムアウトを取って選手を怒鳴りつける監督も多いですが、それが必要な時もあるだろうし、計算して演技をしているならいいのですが、監督のストレスを選手にぶつけているだけなのでは？と思うことも多いです。
「それを乗り越えてこそ本当の力がつく」という言い方もありますが、私としては疑問です。